De klant is koning ! (... óók als hij niet betaald ?)

Regelmatig horen wij van (nieuwe) opdrachtgevers dat ze hun eigen betalingscondities nogal ruim interpreteren. Het komt er in de praktijk op neer dat bedrijven het ''moeilijk'' vinden om klanten op een tactvolle manier te wijzen op het niet nakomen van eerder gemaakte betaalafspraken maar weer wordt uitgesteld. Immers de klant is koning...

Regelmatig horen wij van (nieuwe) opdrachtgevers dat ze de betalingsconditie in hun eigen Algemene Voorwaarden, voor zover deze van toepassing zijn, in de praktijk nogal ruim interpreteren. In de meeste gevallen blijkt, behalve de financiële afdeling, ook de verkoopstaf niet van het belang, én van het juiste gebruik, van goede verkoopvoorwaarden op de hoogte te zijn.

De focus is dan voornamelijk gericht op: ‘’méér omzet binnenhalen….’’. Daarbij wordt vaak vergeten dat enkel behaalde omzet geen doel op zich is. Het gaat per slot van rekening om gerealiseerde, dus betaalde, omzet. Om u een handvat te geven voor het (nog) efficiënter laten verlopen van uw eigen debiteuren opvolging, hebben wij een handig Stappenplan voor u samengesteld:

Ongeacht de werkwijze die u voorstaat adviseren wij u zo veel mogelijk afspraken schriftelijk vast te laten leggen, waarbij sales en finance tot één klantenrelatiebeheer systeem toegang hebben. Dat is voor een vlotte in- en externe afhandeling (waaronder ook eventuele reclames) van groot belang, hetgeen de kwaliteitsbeleving bij uw afnemers alleen maar bevordert.


Betalingsconditie:

binnen 14 dagen na factuurdatum
binnen 30 dagen na factuurdatum

Wij adviseren u – kort nadat de betalingstermijn is verstreken – eerst een ‘reminder’ te versturen (dat kan zowel per e-mail als per post), en daarna pas te bellen. Een veel gemaakte fout is dat betalingsherinneringen / aanmaningen worden voorzien van een volgnummer (1^e herinnering, 2^e herinnering, enzovoort…).

Een debiteur die al eerder producten / diensten bij u op rekening heeft gekocht ‘’weet’’ dan dat er nog een aantal betalingsverzoeken zullen volgen… en wacht de ontvangst hiervan geduldig af.

Stap 1 Binnen 1 week na vervaldatum van uw factuur:
=> REKENINGOVERZICHT / BETALINGSHERINNERING verzenden

Stap 2 Binnen 2 weken na vervaldatum van uw factuur:
=> Belactie 1

Stap 3 Binnen 3 weken na vervaldatum van uw factuur:

=> AANMANING verzenden

Stap 4 Binnen 4 weken na vervaldatum van uw factuur:

=> Belactie 2

Stap 5 Binnen 5 tot maximaal 6 weken na vervaldatum van uw factuur:
LAATSTE AANMANING = ‘INGEBREKESTELLING’

Wij adviseren u om als laatste actie altijd een schriftelijke ingebrekestelling aan uw debiteur te verzenden (brief AANGETEKEND óf fax met ontvangstbevestiging). Zo voorkomt u naderhand discussie over het wel of niet hebben ontvangen van uw allerlaatste betalingsverzoek, alvorens u besluit deze vordering aan ter incasso aan te bieden.

Van BEHAALDE omzet naar BETAALDE omzet…

mét behoud van de klantrelatie !