Snel betalende klanten… dat wilt u toch óók ?!

Het spreekt voor zich dat u, als tegenprestatie voor geleverde producten of diensten, betaling verlangt. Het verzenden van facturen is dan ook de normaalste zaak van de wereld, maar aan een actieve opvolging - als een rekening langer dan de afgesproken termijn openstaat - schort het vaak...

Enerzijds komt dit voort uit het feit dat er vaak niemand specifiek verantwoordelijk is voor het incasseren van openstaande bedragen. Anderzijds voelen wij ons blijkbaar bezwaard bij het actief innen van onze vorderingen. En dan vooral omdat we dit niet als een vast onderdeel van onze bedrijfsvoering zien.

Financieel medewerkers zijn zeer kundig in de interne verslaglegging en doen het debiteurenbeheer er vaak ‘’even los bij’’. In de meeste gevallen bestaat de debiteurenbewaking dan uit het maandelijks versturen van een rekeningoverzicht. Zonder échte interactie met uw klant, en bovendien met ruime tussenpozen. Als we het incasseren van geldbedragen volledig integreren in onze bedrijfsvoering, zal het niet alleen effectiever, maar ook vanzelfsprekender (lees: minder bezwarend) worden om te doen.

Met de volgende tips kunt u meer rendement halen uit uw Debiteurenbeheer:

TIP 1
Zorg dat uw offertes duidelijk zijn en voeg tevens uw Algemene Voorwaarden bij (het enkel hiernaar verwijzen is niet voldoende). Verklaar deze op iedere overeenkomst uitdrukkelijk van toepassing.

TIP 2
Bewaar een door de klant ondertekend (of via e-mail bevestigd) exemplaar van uw opdrachtbevestiging. Verifieer of degene die de overeenkomst met u sluit ook tekenbevoegd is.

TIP 3
Factureer direct (en correct) na het leveren van het product of de dienst.

TIP 4

Vermeld op uw factuur duidelijk de betaalafspraken, bijvoorbeeld:

‘’Bedankt voor uw opdracht ! Gelieve deze factuur, overeenkomstig onze betalingscondities, binnen 14 dagen na factuurdatum op onze bankrekening, IBAN… te hebben voldaan’’.

TIP 5
Informeer bij grote factuurbedragen al vóór de vervaldatum of de factuur in goede orde is ontvangen en of de betaling op de afgesproken datum aan u wordt voldaan.

TIP 6
Houd de betalingstermijn nauwlettend in de gaten en start uw aanmaningstraject direct na het verstrijken van de vervaldatum (in diezelfde week).

TIP 7
Wissel sommatiebrieven af met belacties. Wees daarbij klantvriendelijk maar assertief.

TIP 8

Deel uw klanten in naar betalingsrisico en commercieel belang. Een kleine klant met een groot betalingsrisico behandelt u daarin anders, dan een grote klant met een laag risico.

TIP 9
Klachten zijn een belangrijke reden om facturen niet te voldoen. Behandel klachten daarom actief en laat ze niet liggen. Hoe eerder de klacht is opgelost, hoe sneller u de reden om niet te betalen bij uw klant wegneemt.

Mocht u naar aanleiding van deze tips nog vragen hebben, neem dan gerust contact met ons op. We helpen u graag verder !