Hoe voorkom je wanbetalers?

Elke ondernemer wordt vroeg of laat met wanbetalers geconfronteerd. Uit onderzoek blijkt dat debiteuren het overgrote deel van hun rekening te laat betalen. Een klein deel hiervan wordt zelfs helemaal niet overgemaakt. Als je ze erop aanspreekt, maken ze stennis of verzinnen ze een smoes. Als ondernemer probeer je dat te voorkomen. Graag zet ik 7 tips op een rij om wanbetalers te voorkomen.

Tip 1: Vraag een creditcheck aan

Som roep je de ellende over je zelf af. Wees eens eerlijk? Bij debiteuren met een bedenkelijke betalingsmoraal werkt het precies zo. Check dus bij nieuwe opdrachtgevers of grote opdrachten altijd hun financiële handel en wandel. Weet wie je klanten zijn. En zorg dat je met een creditcheck op de hoogte bent en blijft. Zo voorkom je erger.

Tip 2: Verstuur op tijd je factuur

Soms ben je zelf verantwoordelijk voor hun laakbare betaalgedrag. Stel dat je een project succesvol hebt afgerond: wacht je nog 3 weken met factureren of stuur je direct de rekening? Als je notoire wanbetalers één vinger geeft, dan pakken ze heel de hand. Met (veel) te laat factureren geef je alle ruimte tot uitstelgedrag. Verstuur dus op tijd je factuur. Zorg dat deze factuur aan de wettelijke richtlijnen voldoet. En zet duidelijk op papier wat je onderneemt als een debiteur niet betaalt.

Tip 3: Breng wettelijke handelsrente in rekening

In de praktijk werkt het goed om een debiteur met zijn neus op de feiten te drukken. Bij een volgende overtreding stelde hij bovendien een proces-verbaal in het vooruitzicht. Bij nalatige debiteuren werkt het op vergelijkbare wijze. Volgens artikel 119 van het Burgerlijk Wetboek mag je een wettelijke handelsrente in rekening brengen. Het is wel zaak om de debiteur hiervan op de hoogte te brengen. Deze rente komt bovenop het gefactureerde bedrag. Bij een deel van de wanbetalers werkt deze extra rente afschrikwekkend.

Tip 4: Besteed debiteurenbeheer uit

Facturen opstellen, versturen en opvolgen is tijdrovend werk. Zeker als je wekelijks tientallen facturen hebt. Veel ondernemers vinden het niet prettig om debiteuren op hun betalingsmoraal te wijzen. Als je geen professionele debiteurenbeheerder in huis hebt, is het verstandig om deze tak van sport uit te besteden. Met factoring staat het gefactureerde bedrag vaak binnen één dag op je rekening. Daar hangt natuurlijk ook een prijskaartje aan. Het is de vraag of kosten en opbrengsten in balans zijn. Een goed alternatief is om debiteurenbeheer uit te besteden. Een bedrijf als Incassoplein neemt het gehele proces van facturatie, bewaking en sommatie voor zijn rekening. Uw klant merkt hier niks van.

Tip 5: Een beller krijgt z’n geld sneller

De meeste bedrijven ondernemen pas actie tegen wanbetalers wanneer het al te laat is. Dat is een gemiste kans. Neem voordat de betalingstermijn verstrijkt contact op met je debiteur. Informeer of de geleverde dienst of het verkochte product naar wens was. Vraag of de factuur ontvangen is en of alle gegevens op de factuur correct zijn. En vergeet niet te informeren wanneer de openstaande rekening betaald wordt. Soms ligt een factuur op de stapel ‘te verwerken post’ of is hij bij de verkeerde afdeling terecht gekomen. Bellen is een beproefde, directe manier om met je debiteur in contact te blijven. Klanten waarderen dit extra contactmoment. Zo vergroot je de kans op betaling aanzienlijk. Of met andere woorden: een beller krijgt z’n geld sneller.

Tip 6: Geef uw aanmaning een vriendelijk karakter

Debiteuren houden er niet van wanneer ze een onpersoonlijke aanmaning met dreigende taal onder ogen krijgen. Denk eens na over een andere invalshoek. Een persoonlijke boodschap trekt veel meer de aandacht dan een dertien-in-een-dozijn aanpak. Voorbeeldbrieven zijn vaak handig, maar werken in de praktijk soms averechts. Notoire wanbetalers worden niet warm of koud van een brief of mail met als kopregel ‘eerste betalingsherinnering’. Ze wachten de ‘tweede herinnering’ rustig af. Verstuur een persoonlijke aanmaning 30 dagen nadat de betalingstermijn verstreken is.

Tip 7: Zet afspraken zwart op wit

Leg de gemaakte afspraken over een gemaakte betalingsregeling vast. Als je debiteur zijn betalingsafspraken – na bellen en aanmanen – niet nakomt, is het belangrijk om eventuele sancties zwart op wit te zetten. Je debiteur moet weten waar hij aan toe is. Laar doorklinken dat het je ernst is. Communiceer dat je de vordering uit handen geeft aan een incassobureau of dat je geen producten of diensten meer levert. En benadruk dat de bijkomende kosten voor rekening van de debiteur zijn. Vergeet tenslotte niet om de afdeling sales in te schakelen. Soms werpt een extra telefoontje of een bezoekje van de vertegenwoordiger alsnog zijn vruchten af.