Waarom algemene voorwaarden belangrijk zijn

Iedere ondernemer krijgt er vroeg of laat mee te maken: klanten die hun facturen niet (of niet op tijd) betalen. Juist omdat deze situatie bijna onvermijdelijk is, loont het zich u zo goed mogelijk voor te bereiden op wanbetaling door goede algemene voorwaarden op te stellen en die altijd tijdig door te geven aan uw klanten, door bijvoorbeeld de algemene voorwaarden te printen op de achterkant van de factuur en te plaatsen op uw website.

Waarom de Algemene Voorwaarden zeer belangrijk zijn

Het belang van goede algemene voorwaarden in niet te onderschatten. De algemene voorwaarden hebben eigenlijk als doel om klanten te informeren inzake zijn rechten en plichten. Als u bij particuliere klanten de zekerheid wenst te hebben dat uw algemene voorwaarden toepasbaar zijn, dan dient u ze door de klant te laten ondertekenen voor akkoord. Dit brengt uiteraard extra administratief werk met zich mee. Bij een eventueel conflict heeft u het bewijs dat uw klant de algemene voorwaarden onder ogen heeft gezien en voor akkoord getekend heeft. Eigenaars van o.a. een webshop hebben de mogelijkheid om tijdens het bestelproces de algemene voorwaarden digitaal te ondertekenen. Als (digitaal) ondertekenen niet mogelijk is, dan is het belangrijk dat de klant tijdens een bestelling of afname van een dienst een vinkje moet zetten dat de klant akkoord gaat met de algemene voorwaarden.

Waar moeten de Algemene Voorwaarden bekend gemaakt worden?

Algemene Voorwaarden moeten vooral op iedere factuur geplaatst worden. Ik raad mijn opdrachtgevers altijd aan om de algemene voorwaarden te vermelden op elke offerte en elke factuur en eventuele herinneringen. U kunt ze bijvoorbeeld in twee kolommen op de achterkant van de offerte printen, in een klein maar leesbaar lettertype. Een verwijzing naar uw website is niet voldoende als uw debiteuren particulieren zijn. Als er later problemen zijn met een betaling, is het niet zeker of de rechtspraak in uw voordeel zal zijn.

En wanneer moeten de Algemene Voorwaarden bekend gemaakt worden?

Tijdens of na de plaatsing van een bestelling en/of op de offertes en facturen. Werkt u vooral digitaal met uw klanten? Mail ze dan mee als bijlage. Door tijdig de algemene voorwaarden bekend te maken bij uw klanten, voorkomt u problemen bij een eventuele gerechtelijke uitspraak, want als u niet volgens de wettelijke regels de klant op de hoogte heeft gebracht van uw zogeheten spelregels (Algemene Voorwaarden), kan dit grote, nadelige gevolgen hebben. Voorkomen = beter dan genezen!