Hoe je het beste om kan gaan met wanbetalers

Wie onderneemt krijgt vroeg of laat te maken met wanbetalers (of de andere benaming voor debiteuren). Dit zijn handelaren, andere ondernemers of particulieren die facturen of rekeningen niet betalen binnen de gestelde betaaltermijn. Zoiets is zeer vervelend en tijdrovend, maar helaas onvermijdelijk, zegt Dave Heijmans, eigenaar van een incassobureau. Gelukkig kan wel een goede voorbereiding uw heel wat leed besparen. Als incassospecialist deelt Dave Heijmans in deze blog enkele gouden tips.

De facturen de deur uit sturen is het beste moment voor iedere ondernemer. Het betekend namelijk inkomsten en winst voor uw onderneming. Maar wat als betaling nu uitblijft, zelfs na de wettelijke 14-dagen-brief, oftewel een vriendelijke aanmaning? U kunt nu de hulp inschakelen van een incassobureau. Soms komt het helaas ook voor dat een incassotraject vertraging oploopt, doordat u de zaken helaas niet helemaal op orde was, of zelfs een gerechtelijke procedure nodig is en de debiteur dan in het gelijk wordt gesteld, omdat uw administratie niet klopt. Hoe zorg je dus dat je volgens de wetten en regels handelt en bij een gerechtelijke procedure ook sterk in uw schoenen staat? Maar nog veel belangrijker, hoe voorkomt u wanbetaling zoveel mogelijk? Met onderstaande tips bent u alvast goed voorbereid.

1. Zorg voor goed opgestelde Algemene Voorwaarden

Algemene voorwaarden zijn de kleine lettertjes die op al uw facturen vermeld staan of waar u heen verwijst op uw factuur (bijv. zie onze algemene voorwaarden op domein.nl/algemenevoorwaarden). Het zijn namelijk uw spelregels voor elke commerciële transacties. Hier enkele voorwaarden;

Een betaling afdwingen begint altijd met een ingebrekestelling. Dit is een officiële brief waarin u de debiteur informeert dat de betalingstermijn verlopen is.

Een administratieve vergoeding is de financiële sanctie die u oplegt aan een klant die niet betaalt. Ook dit bedrag moet duidelijk opgenomen zijn in uw algemene voorwaarden. Niet iedereen vraagt deze vergoeding nog bij een herinnering / aanmaning, maar u mag deze (wel in redelijke tarieven) wel eisen, zolang de duidelijke tarieven in de AV staan vermeld.

Geef ook altijd aan, meestal in de laatste alinea, waar eventuele gerechtelijke procedures worden afgehandeld. Wilt u dat in uw eigen provincie plaatsvinden of bij de debiteur in zijn/haar provincie.

2. Let op het verschil tussen professionele klanten en particulieren

Als u zaken doet met een (MKB-) bedrijf is het belangrijk om te weten dat zij ook hun eigen algemene voorwaarden hebben. Tussen 2 bedrijven komen namelijk vaak discussies voor. Stel dat u in uw voorwaarden opneemt dat facturen binnen de 2 maanden betaald moeten worden. Als uw professionele klant op zijn beurt in de eigen voorwaarden aangeeft dat zij facturen binnen 3 maanden betalen, kan er rechtspraak nodig zijn om de knoop door te hakken. Zo ver hoeft het gelukkig vaak niet zover te komen, maar kan wel een aantal zaken herinneren in het verleden. Het belangrijkste daarom is dat uw Algemene Voorwaarden glashelder opgesteld zijn, anders trekt u sowieso altijd aan het kortste eind.

Opgepast! Dit ligt bij particulieren anders. In dit geval moet de particulier/koper akkoord zijn gegaan met uw opgestelde Algemene Voorwaarden alvorens hij/zij gebruik kon maken van uw product en/of dienst. Wanneer dat niet gebeurd, zal de particulier/koper bij aanvechting van die factuur steeds zijn/haar gelijk halen.

3. Houd ook steeds een ondertekende offerte achter de hand

Hoeveel vertrouwen u ook heeft in andere partners of handelaren, zorg altijd eerst voor een goedgekeurde offerte, een bestelbon of een andere overeenkomst. Zo kunt u altijd de contractuele afspraken achteraf gemakkelijk bewijzen. Iets telefonisch overeenkomen heeft geen waarde bij eventuele gerechtelijke procedures.

4. Weet wat een incassobureau voor u kan doen

Als een klant hardnekkig weigert om te betalen, kunt u een incassobureau inschakelen. Een incassobureau zal de officiële ingebrekestelling verzorgen. Als ook dit tevergeefs is, verzorgt een incassobureau meestal ook de verdere gerechtelijke procedure in samenwerking met een deurwaarder. Zij nemen dan de noodzakelijke gerechtelijke maatregelen om u bij te staan omtrent de onbetaalde factuur.