De strijd om de factuur

De financiële boeken bijhouden helpt een onderneming gezonder te maken. Cashmanagement is dus altijd een noodzaak voor de serieuze ondernemer. 50.000 euro in kas hebben en toch in financiële nood raken. Het overkwam een bedrijf uit Maastricht. Het geld dat ze in kas hadden, mocht ook nergens voor gebruikt worden, alleen maar voor het afbetalen van leningen, maar het grootste gedeelte werd gebruikt als onderpand voor de grootste bedrijfslening die ze hadden afgesloten.

Er was ook een klein gedeelte van dat bedrag (€ 50.000) gestoken in diverse bedrijfsonderdelen. De gevolgen waren echter groter, want zonder dat de ondernemer het door had, was er geen geld meer beschikbaar om te investeren in zijn onderneming en hij was genoodzaakt om surseance van betaling aan te vragen. En er was één simpele oorzaak…het financiële overzicht!

Het overzicht kwijtraken op wat er binnen een onderneming aan geld binnenkomt en er weer uitgaat; het overkomt niet de minsten. Cashmanagement is bij veel bedrijven iets wat er even bijgedaan wordt als er tijd over is. De behaalde omzet is heilig, maar wat er daadwerkelijk aan geld binnenkomt en wat er daarna vervolgens mee gebeurt, dat is niet altijd duidelijk bij ondernemers. Terwijl cashmanagement niet moeilijk is of niet moeilijk hoeft te zijn als je er als ondernemer niet veel vanaf weet (en het bijvoorbeeld uitbesteed) en ook niet veel hoeft te kosten.

Sterker nog, wie het spel goed speelt, kan er zelfs kosten mee besparen. Door er bijvoorbeeld voor te zorgen nooit op een rekening rood te staan en door geld dat tijdelijk niet gebruikt wordt, zoveel mogelijk op rekeningen met een hoog rentepercentage te parkeren, zoals zakelijke spaarrekeningen. Laat ook uw debiteuren op tijd betalen, want ook daar is rente mee te verdienen.

Goed cashmanagement voeren begint met het houden van overzicht. Controleer minimaal wekelijks wat er aan geld binnenkomt, welke rekeningen nog openstaan, zodat u weet welk bedrag u te allen tijde tot uw beschikking hebt om aan al uw (toekomstige) verplichtingen te voldoen. Kortom, maak een goede liquiditeitsbegroting. Dit kost de nodige moeite, maar dan heeft u ook wat.

Die moeite wilde de geïnteresseerde ondernemer die het bedrijf uit Maastricht wilde overnemen wel doen voordat hij tot overname overging en uiteraard ook na de overname. Sterker nog, de nieuwe ondernemer deed de gehele cashmanagement dagelijks raadplegen en bijhouden, niet met een computerprogramma, maar gewoon met de hand, oftewel met pen en papier. Zo werd er dagelijks een handmatige overzicht gemaakt door medewerkers die onder deze nieuwe ondernemer vielen en deze ondernemer bekeek ook dagelijks dit overzicht.

Tegenwoordig gebruiken ze wel een computerprogramma. Nadat de liquiditeitsprognose opgesteld was, het bedrijf weer flink groeide, was het gewoon niet verstandig handmatig het overzicht dagelijks bij te werken en te bekijken, aldus de nieuwe ondernemer van het Maastrichtse bedrijf. Een computerprogramma was nu verstandiger en draait een overzicht wekelijks uit. In het weekend op mijn vrije dag, bekijk ik in de avonduren het overzicht, zodat ik ook zelf het overzicht blijf houden, in plaats van met mijn vrouw voor de tv te zitten. Wat mijn gezin er wel voor terug krijgt is dat ik de overige vrije uren in het weekend dingen met hun onderneem, want mijn gezin blijft natuurlijk altijd nummer 1.

Het computerprogramma wat zijn medewerkers voor de cashmanagement gebruiken staat non-stop gekoppeld met de ondernemer, maar ook zijn er diverse koppelingen, zoals met de boekhouders. Er rolt nu dus iedere week met één druk op de knop een liquiditeitsprognose voor het komende kwartaal uit de printer en een wekelijks financieel overzicht en is in één oogopslag te zien welke openstaande posten er zijn en kunnen de huidige cijfers heel gemakkelijk vergeleken worden met bijvoorbeeld die van vorig jaar of met de begroting. Essentieel voor een goede bedrijfsvoering, vindt deze nieuwe ondernemer. “Zo komen we nooit voor verrassingen te staan.”

Iedere week bespreekt de ondernemer met zijn team de financiën van het bedrijf door. Aan de hand van overzichten met gefactureerde bedragen, openstaande posten, betaalde facturen en een liquiditeitsprognose voor het komende halfjaar, weten we precies wat er moet gebeuren. “We weten uit ervaring dat negentig procent van onze klanten binnen dertig dagen betaalt, dus daar kunnen we altijd rekening mee houden. Verder weten we welke crediteuren we moeten betalen, dat er vaste betalingen zijn als salarissen. Zo kunnen we eenvoudig zien of we binnen ons kredietlimiet blijven. En als blijkt dat we tijdelijk krap komen te zitten, dan gaan we overleggen met de bank.” Een duidelijke liquiditeitsprognose op één A4-tje is ook bij de bank heel wat waard. “De bank kan door een orderoverzicht in een oogopslag zien wat er nog in de pijplijn zit. Dat scheelt veel discussie.”, aldus de nieuwe ondernemer van het Maastrichtse bedrijf.

Debiteurenbeheer
Automatische incasso is niet binnen iedere branche een gewoonte. Veel bedrijven moeten met goed debiteurenbeheer hun risico’s verkleinen en ervoor zorgen dat het geld op tijd binnenkomt. De gevolgen van slecht debiteurenbeleid kunnen groot zijn: meer dan de helft van de faillissementen ontstaan door debiteurenverliezen.

Geld dat snel binnenkomt, levert rente op. Het kan gebruikt worden voor investeringen en een onderneming hoeft minder snel naar andere financieringsmiddelen te zoeken. Kortom, het achter de vodden aanzitten van uw debiteuren loont. En mocht de debiteur toch niet binnen de gestelde termijn(en) betalen, wacht dan niet te lang met het inschakelen van een incassobureau. Naast dat snelle betaling rente oplevert, is de kans op betaling het grootst binnen 2 weken een incassobureau in te schakelen na verstrijken van de betalingstermijn.

Onderneem actie
Helaas gebeurd het ook geregeld dat ondernemers geen actie durven te ondernemen tegen late (wan)betalers. Je moet namelijk de juiste snaar weten te vinden om niet negatief over te komen op de klant. Niemand wilt namelijk een klant verliezen door gesteggel over geld. Klanten zijn net kinderen: ze moeten opgevoed worden tot goed betalende debiteuren. Een strak beleid is daarbij onmisbaar. Dat hoeft geen dik dossier te zijn, het kan ook op een papiertje. Leg daarin vast wat je gaat doen met nieuwe klanten. Ga je bij grote klanten hun kredietwaardigheid toetsen? Hoe ga je om met klachten? Bepaal welke acties ondernomen moeten worden wanneer iemand niet betaalt en wie verantwoordelijk is voor de uitvoering daarvan. Het belangrijkste: hou je daar ook aan. “Niet reageren wanneer een klant niet betaalt is killing”. Schakel daarom een incassobureau en laat de debiteur over aan hun, want als een klant al niet binnen de gestelde betalingstermijnen betaalt, zal nooit zonder actie betalen. U kunt zich weer richten op het runnen van uw onderneming en het incassobureau neemt de taken over, zodat de debiteur alsnog betaalt.

Doe altijd goed onderzoek
Heeft u te maken met zakelijke klanten? Licht de klant dan eerst goed door. Doe onderzoek door de Kamer van Koophandel te raadplegen en vraag een kredietrapport aan. Zo kunt u beter de risico’s inschatten. Ook kunt u ervoor kiezen dat uw nieuwe klant de eerste bestelling vooraf betaalt. Ook voor bestaande klanten kunt u ervoor kiezen dat na een wanbetaling weer opnieuw de eerstvolgende bestelling vooraf betaalt dient te worden.

Inschakelen van een incassobureau
Niets doen wanneer uw klant niet betaalt is funest voor uw onderneming. Misschien niet direct, maar wel op termijn. Zorg ook altijd voor een goed financieel overzicht (cashmanagement) en van een goed debiteurenbeleid en beheer. Als deze twee onderdelen al niet goed zijn of niet waterdicht, kan dit uw onderneming in problemen brengen, zelfs faillissement. Wacht ook niet te lang met het inschakelen van een incassobureau bij wanbetaling(en). Het ontzorgt u niet alleen van alle stress rond deze wanbetaler(s), maar het zorgt er ook voor dat u sterk genoeg in uw recht staat, volgens de regels verloopt en dat de betaling alsnog wordt voldaan.

De “ondernemer” en de “nieuwe ondernemer” willen anoniem blijven, ook de onderneming waarover het gaat. Wij respecteren dat en noemen daarom geen (bedrijfs-)namen.